研发技术文件控制办法

研发技术文件控制办法

1.目的和作用

为了加强对公司研发技术文件和资料的管理,使之得到合理的控制和充分的利用,确保使用的文件资料的有效性,以满足研发活动的需要,特制定本方法。

2.管理职责

2.1研发部门负责产品技术文件和资料的归口管理,负责公司经营活动中一切与研发相关的工作所必要的衔接配合,负责收集国家、行业所发布的各项技术法规和技术标准并组织贯彻。

2.2技术文件和资料的使用部门，应负责对本部门技术文件和资料的管理。

2.3公司档案科负责技术文件的保管、收发，以及按指令进行技术文件资料修改等方面的文案工作。

3. 研发技术文件和资料的登记归档

3.1登记归档的技术文件和资料,由研发部门统一进行审核,文件的形成应满足研发、配套、检验以及服务的要求，技术文件应当完整、准确、统一、协调、清晰。

3.2 研发部门必须建立技术文件管理台账,掌握全部技术文件的情况。其台账应包括：编号、名称、印制总数、储备数量、编制时间、发布时间、停止使用时间、回收数量、销毁情况以及相关责任人员等。

3.3技术文件的保管由公司档案科案档案管理准进行登记保管。

4. 研发技术文件更改

4.1当发现技术文件有问题时，经论证确需更改的，由研发部门负责进行更改，主管研发员填写更改并单，部门负责人审核之后报公司主管领导批准。要求：

4.1.1应对装配、互换、可维修性、可检验性等进行充分论证，必要时，应进行样件检验、试验、试装和工艺试验等；如果涉及其他文件的更改，还应填开相应通知单。

4.1.2 涉及库存或在制品处理的还应配套部门会签。库存品或制品的处理应在量上或时间上给予通知，收回原封样件。

4.2生效的更改单交资料管理人员进行复制，并向该更改单涉及的原技术文件发放范围及执行部门发放、登记。

4.3持有技术文件的单位凭更改单更改。对于发往供方的技术文件，由配套部门负责将更改单及时发到持有相应技术文件的供方，并且各种签收手续要齐全。

4.4更改方法：对所需要更改的尺寸、文字或图形等用实线画掉，不允许乔改或涂改（被划掉的部分应能清楚地看出更改前的情况），然后填注新尺寸、文字或图形；同时靠近的部位画出小三角形或小圆，在其中填a，b，c….或者1,2,3…如一次更改多处时,应将同一标记画在所更改的部位旁,必要时画一细实线,引向被更改部位;之后在标题栏中记录更改情况。用碳素墨水更改。

5. 研发技术文件的发放控制

5.1 研发部门负责按有关规定发放技术文件。文件发放前应在技术文件上盖红色的受控印章：发研发部门的盖“研发专用”；发检验部门的盖“测试专用”；发配套部门的盖“配套专用”；发技术部的盖“技术专用”；发测度部门的盖“测试专用”；发其他部门的盖“受控技术文件”；由技术部门存档的盖“技术专用”（底图和用软、硬盘保存的除外）。非受控技术文件不盖章。技术通知单盖技术部公章作为受控印章。

5.2 因故需增加发放份数时，由需用部门提出申请，发文部门主管审核，公司主管批准后才能发放。

5.3 文件的发放应在受控技术资料发放表上登记。对于非受控文件（如试验研究、工夹具等不直接涉及出厂产品质量的图纸）的发放不在受控技术资料发放表上登记，而另用发放登记本记录。

5.4 对于供方使用的技术资料，由供方申请，配套部门主管确认，公司配套主管批准后，到技术部门领取。

5.5 对于与产品使用、维修、服务有关的随产品发放的技术文件，铅印后随产品发放，不受本文件规定的发放范围的控制，但文件修改后应及时对这方面的文件进行修订。

6.技术文件和资料的管理

6.1 持有技术文件和资料的单位负责本单位的技术文件(包括样件)和资料和管理。

6.2 持有技术文件和资料的单位应有专（兼）职的文件资料管理员，对本单位的文件资料进行管理，包括收发登记、借阅登记、更改记录等。

6.3技术文件的丢失、缺损或图面脏烂，看不清楚，责任单位或个人应写出书面申请，经发文部门负责人批准后才能补发（补发时，受控文件应盖受控印章），同时应将原文件收回。

6.4持有图纸的部门，应建立部门的图纸资料借阅管理制度。

6.5 研发部门负责至少每月对技术文件（包括更改单、通知单）的更改的准确性、完整性以及有效性进行监督检查，并形成记录。

6.6 不得在研发文件上乱改、乱画、作标记等。

7. 文件换版与作废

7.1 研发文件经多次更必或须进行大幅度修改而不能继续复制或使用时,需进行换版。换版后按有关规定进行审签。

7.2 文件换版后应按原发放文件清单将原版文件收回，换发新文件。

7.3 换回的文件以及因其他原因需作废的文件，应交回原发文部门统一销毁，销毁时，由资料管理员造册，经部门负责人批准后才能进行。

7.4 作废文件和资料，如有特殊原因或目的，需在继续保存的，均应在文件和资料上盖上红色“作废”章。

8．企业标准以及外来资料的控制

8.1 对于各种产品都要用的企业标准以及外来的需直接使用的研发标准“（包括由供方以及用户发来的研发标准），应由研发部门负责编发有效技术标准清单”（或称技术标准配置表，清单中应注明使用的技术标准的版本号，即生效年号）确定发放范围，经研发部门主管审核，公司研发主管批准后，将标准发放到需使用文件的部门。

8.2 对于来自于供方、用户等方面的外来资料、技术文件，应尽可能转换成企业自身的技术文件、图纸，以有利于执行单位的贯彻。

8.3 对于来自于供方以及用户的技术文件和资料，按公司相应的程序审批确认（校对、审核、批准以及必要的标准化审查）后，可作为研发、生产、配套以及检查用图，但应视作公司内部研发文件和资料同等进行管理控制。

9.临时性研发文件的控制

9.1 临时性研发文件包括研发部门的项目审批书、研发部门所发的项目通知单、临时性生产用图等凡临时性使用的研发技术文件。

9.2 临时性研发技术文件的发放由研发部门负责，临时性技术文件可用白图，同时在文件上盖红色“临时文件”字样。

9.3 所以现场（包括提供方的零部件图纸和技术条件）使用的临时性文件，由拟制人签名，研发部门负责审核，公司研发主管批准。临时性文件应有规定的有效期（未注明者为两个月，注明者最长不超过六个朋）

9.4 临时性研发技术文件到期前五天内，持有文件的相关部门，务必将临时性技术文件退回技术部门档案进行确认处理，各部门不得保留过期文件；凡未按时退回者，对失效文件继续使用造成的后果负责。

9.5 对于客户有特殊要求所下发的临时性文件，只限于对该客户的产品产生作用的文件，同时应注明适用于“xxx客户专用”字样，在用户未提出更改前，可长期使用。

9.6 所有临时文件到期前，研发部门相关责任人应对须退回的临时性文件作提前论证。需转化为正式文件的，应下发正式文件；仍需执行者，再下发通知。同时，由研发部门资料员对退回的临时性文件进行销毁处理。

深圳市******有限公司

2013年05月20日